文薈3377研討空間使用須知

1. 開放時間：周一至周日8:00——22:00（法定節假日及寒暑假另行通知）。

2. 研討空間僅限我校師生開展教學、科研及黨建活動使用，嚴禁從事任何商業活動、非法活動或其它用途🪠。

3. 預約人僅限本校師生。

4. 預約入口🕺🏻：

（1） 手機端⛽️：3377体育平台企業微信APP—會議室預約

（2） 電腦端🤗：學校門戶網站http://there.shu.edu.cn進行預約。

5. 預約者預定會議室每人每次預約時長不得超過4小時🌇，每次預定參會人數不得少於4人，最大容量12人；

6. 研討空間參會者實際到達4人及以上時，方可使用😤。

7. 預定會議室發生1次使用人數不達標，則預約者記1次違約，其他參會者不計。

8．若180天內發生3次違約，則封禁7天預定權限。

9. 會議結束後須將場地恢復原樣，保持幹凈整潔，所有垃圾自行處理🤘🏿。

10.愛護設備👩🏽‍✈️，自覺維護室內環境，禁止飲食，嚴禁吸煙。註意用電安全🍜，墻面電源僅限大屏、筆記本電腦使用🥮，嚴禁使用拖線板。如需使用大屏請至服務臺登記🧑🏼‍✈️。

11.對違反上述規定的預約者⏭🧑🏻‍🎓，3377有權責令其立即停止使用該空間並加入黑名單，永久取消其空間預約資格。

   http://there.shu.edu.cn（使用統一認證方式登錄）

（1）輸入自己賬號和密碼登錄系統。

（2）登錄成功後🤥，會跳轉進入會議室預約管理系統。

2. 3377体育

3377体育是用戶登錄後🛏，進入系統後的第一個頁面。3377体育展示：會議室日歷🤩，可以查看自己預訂成功和別人邀請自己參加的會議。

點擊查看【常用會】、【我的群組】進入相應的功能模塊。以下功能🈁，會在下面詳細介紹。

鼠標輕輕點擊「預訂會議室」菜單欄，選擇預訂會議室頁面🦣。

3. 預訂會議界面介紹

通過篩選，選擇會議室所在區域與會議室類型。

通過時間軸，選擇預訂會議室的時間範圍🤦🏼‍♂️。

不可預訂狀態：只有指定預訂人才能預訂此會議室。

禁用狀態：維護中，或不開放預訂。

空閑狀態：可接受預訂會議室🤸🏻‍♂️。

4. 創建會議預訂

紅星：為必填項，必須填寫🤹🏼‍♀️。

選擇會議室時，綠色表示當前預訂時間✥，會議室是空閑無人使用的。紅色表示當前預訂時間🕵🏼‍♀️，已經有人占用🧔🏿‍♂️，需修改預訂時間重新預訂👱。

選擇人員的時候，綠色表示參與人的當前時間安排空閑🤮，紅色表示忙碌🧸🖖🏼。

會議提醒系統默認是15分鐘，會議開始前15分鐘會給參與人發送會議簽到提醒。

需預訂每周定時召開的會議時💥，可以使用循環預訂。

說明裏面可以填寫會議的內容🦆，選擇不公開會議，可以隱藏會議主題，非與會人員在日歷上和顯示屏上看到的會議主題是“不公開”。

（1）選擇會議參與人

5. 會議室審核

可以查看自己預訂的會議，需由管理員審核，管理員審核通過後，才能預訂成功。

6. 取消或修改會議

會議在未開始前，用戶可以自行取消或修改會議🤙，取消或修改後會發送信息通知參與人。

7. 確認參加會議

8. 會議簽到

9. 會議延時

10. 提前結束

11. 查看預訂信息

選擇上方日期切換框，切換查詢自己每個月的預訂記錄，可以導出報表。

12. 創建我的群組

群組是事先定義的聯系人列表⬜️，在預訂會議時👮🏻，可通過群組名稱快速加入一批用戶。

三、 手機端預訂會議

1. 登錄手機端

2. 選擇功能頁面介紹

3.預訂會議

3.1.選擇會議預訂時間

3.2.選擇會議室

3.3.選擇會議參與人

3.4.確認提交預訂

3.5. 查看預訂信息

4. 我的會議

4.1.取消或修改會議

4.2. 確認參加會議

4.3. 會議簽到

4.4. 會議延時

4.5. 提前結束

5. 會議審核

四🛅、 預約屏預訂會議

➢預約屏燈帶

1. 展板顯示綠燈，空閑狀態🧉。

2. 展板顯示黃燈，會議待簽到狀態🍠。

3. 展板顯示紅燈，會議進行中狀態🫳🏻。

1. 使用預約屏預約

2. 使用預約屏簽到

3. 一鍵延時

4. 提前結束會議

五、 常見問題

1.如何查找可預訂會議室😲？

通過企業微信，在工作臺選擇【會議預約】應用或使用Web系統，選擇【預訂會議】功能，通過篩選選擇會議室所在地區🤚🏽，通過主界面查看空閑會議室進行預訂。

2.為什麽有的會議室顯示不可預訂👩🏼‍⚖️？有的會議室顯示禁用🧑‍🎨？

顯示不可預訂的會議室為指定權限人或者指定部門預訂🏊🏼‍♀️，只有擁有該會議室權限的人員才可以預訂💧，其他員工如想使用該會議室🫅🏻，可與負責人溝通協調。顯示禁用的會議室為禁止使用的會議室或者暫未開放使用的會議室。

3.在選擇會議室門口看板上🧑🏽‍⚖️🪜，不同顏色分別代表什麽含義❌？

黃色時間段顯示，代表此時間段已有人預定會議室，但未到會議時間或者未簽到🧙。

藍色時間段顯示，代表此時間段的會議室已經簽到成功。

紅色時間段顯示，代表此時間段的會議室雖被預定但未簽到成功🫎。

4.會議時間有變更，如何調整已預訂的會議室時間？

通過企業微信，在工作臺選擇【會議預約】應用或使用Web系統，選擇【我的會議】功能，篩選會議預訂日期🏋️‍♂️，選擇要修改的預訂信息，修改完成後提交。

5.如何取消已預訂的會議室？

通過企業微信👝，在工作臺選擇【會議預約】應用或使用Web系統🙆🏽🧑🏻‍🚀，選擇【我的會議】功能,選擇要取消的會議室，點擊取消會議按鈕進行操作。

6.我預訂了很多會議室，如何查看我預訂的會議室信息？

通過企業微信，在工作臺選擇【會議預約】應用或使用Web系統💃，選擇【我的會議】功能，可在此處查看我預訂的會議與我要參加的會議。

7.如何接收預訂會議室成功信息與會議開始前消息提醒？

請確保開通企業微信的消息提醒功能與個人手機的消息提醒功能，【會議預約】系統消息會通過應用發送消息提醒👉🏻。

8.會議開始前，哪些人可以進行掃碼簽到？

預訂會議室的預訂人和參與人都可以進行掃碼簽到🧘🏼。

9.會議開始了♠︎，我沒有簽到怎麽處理，可以補簽嗎🕳？

會議時間開始前15分鐘和後15分鐘，預訂人和參與人都可以進行掃碼簽到，如果超過會議開始時間15分鐘沒有進行簽到，會議室會被取消，接受其他人員預訂

10.會上突然針對某一個會議議程討論的時間比較長超出了預約的會議時長，我能不能延時會議？

可以系統進行延時會議操作，前提是下一時間段的會議沒有其他預訂信息。

11.會議室預訂人或參與人如何進行會議簽到👨🏻‍🦼？

打開企業微信點擊右上角的“+”😟，選擇掃一掃功能，掃描會議室門口的二維碼進行掃碼簽到。

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